タスク分析から見えてきたこと

先週から業務中のタスクを記録して予実を管理しています。その中で今まで見えていなかったことが見えてきました。たとえば、

  • ルーチンタスクが全体の48%
  • インプットとアウトプットの割合はおおよそ1:3
  • 社外MTGは予定よりも長引く傾向あり。ただし特定の人に限定される

あとは、自分のタスクの組み方のクセが見えてきました。例えば、企画の時間は他のタスクよりもまとまって取る傾向がありました。これは、元々の予定の組み方もそうなのですが、予実との差でもギャップが大きいのがこの企画の時間でした。つまり「無意識の内についつい押しがちなタスク」ということです。

この傾向は自分のクセなのかなと思う。僕はMBTIで言うところの内向思考という、いわゆる内にこもって考えるタイプなので、企画を考えている時間というのは快適なのです。だから、ついつい予定を超えて考えてしまう傾向があるのかもしれません。

と、考えると僕と逆のタイプである外向型の人は全く異なったタスク管理をする可能性があります。例えば、じっくり考えるというより、人と関わりコミュニケーションの中で仕事を進める方が向く可能性が高いです。

この考え方、個人のタスク管理でもそうですがマネジメントで効果を発揮しそうです。部下を知ることが大事、とはよく言われますが、タスクの組み方を知る事でお互いストレスフリーな仕事の進め方ができるようになるのかもしれません。

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